如何实现高效的项目管理?

2021-04-07

以项目为核心业务的企业,在发展过程中最为依赖的就是项目管理。通过项目管理将项目进行高效的计划、组织、领导、控制和协调,以实现项目管理的目标,并最终实现企业利润增长。

项目管理的内容主要包括:整合管理、范围管理、进度管理、成本管理、风险管理、质量管理、资源管理、沟通管理、采购管理、相关方管理等。其中,进度、成本、质量是项目管理中最重要的三个因素。一般来说,作为一个合格的项目经理至少应控制这三个因素。

1、进度控制

进度控制是监督项目状态,更新项目进展,管理进度基准变更,以实现计划的过程。其主要作用是提供发现计划偏离的方法,从而可以及时采取纠正和预防措施,以降低风险。其目标是确保项目按既定工期目标实现,或是在保证项目质量并不因此而增加项目实际成本的条件下,适当缩短项目工期。

控制进度的主要方法是规划、控制和协调。规划是指确定项目总控制进度目标和分控制进度目标,并编制其进度计划;控制是指在项目执行全过程中进行的检查、比较及调整;协调是指协调参与项目的各有关单位、部门和人员之间的关系,使之有利于项目的进展。

2、成本控制

控制成本是监督项目状态以更新项目预算、管理成本基准变更的过程。其主要作用是发现实际与计划的偏差,以便采取纠正措施,降低风险。

项目成本控制需要在项目实施前制定项目预算、指导、监督、调整和限制项目实施过程中项目所消耗的人力、物力和费用,在计划成本范围内控制各种生产成本,以及确保实现成本目标。

3、质量控制

项目质量管理包括规划质量管理、管理质量、控制质量三个过程。质量管理计划是贯穿三个过程的纽带,它是规划质量的成果,又是实施质量保证和控制质量的依据。控制质量是质量管理的主要工作内容,是保证项目质量的具体实现,它既要监控特定的项目结果是否符合质量标准,又要识别导致问题的原因并加以改正。

在项目开始前需明确项目质量目标,对项目成员明确质量要求、加强培训,提高项目经理的管理水平和团队成员的专业素质。在项目进度过程中,有必要根据项目节点对项目结果进行审核。发现问题后,应及时进行纠正。

对于企业而言,大型项目很难手动或根据项目进度来完成项目的任务目标。这时,项目管理软件的应用起到了事半功倍的作用:

1、进度控制

应用项目管理软件,不仅可以利用时间表来进行进度规划,按照系统内置的项目类型自动建立项目过程,而且可以建立项目任务之间的依赖关系,可以根据进度表进行资源协调。

2、成本控制

应用项目管理软件可以自动对比项目完成情况与项目成本、项目预算的对比,实时监控项目成本是否超出计划成本。

3、质量控制

应用项目管理系统可以通过预先设定的流程完成质量把关。

目前市场上有很多项目管理软件,项目管理功能比较完善。可以在项目创建及启动之前先将项目模板设置好,可以预设所有项目人员,项目WBS任务拆解,设置项目进程要求以及项目的常见风险、问题和项目所需的各类资料。通过项目模板,用户可以快速地创建同类型项目,而不用每次重新配置项目内容,不仅方便了操作,也让企业的项目管理更加的规范化和专业化。

项目管理系统完全基于互联网技术,只需联网便可以通过浏览器或移动APP随时随地访问系统,从而避免了基础设施的投资以及后期运行和维护的成本。